Seaway bill: Khái niệm, chức năng, quy trình cấp SWB đầy đủ

Trong quá trình vận chuyển logistic, để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng và bên vận chuyển thì cần phải có hợp đồng. Cũng có nghĩa là “hợp đồng” nhưng thuật ngữ Seaway Bill lại có sự khác biệt về mặt ý nghĩa với hợp đồng thông thường. Vậy khác biệt đó là gì?

1. Seaway Bill là gì?

Seaway Bill (hay còn viết tắt là: SWB) là hợp đồng được lập ra giữa bên vận chuyển (hãng tàu) và bên sử dụng dịch vụ vận chuyển (khách hàng). 

Tuy là Hợp đồng dùng trong ngành logistic nhưng nó lại không nhằm mục đích mua bán hay có tính chất pháp lý như các hợp đồng thông thường. Nó thường được dùng để chống chế hàng hóa, in hợp đồng để thanh toán trước các hàng hóa có giá trị nhỏ.

Mẫy giấy gửi hàng đường biển - Seaway Bill

Về hình thức tồn tại, Seaway Bill có thể ở dưới dạng file mềm hoặc trên bản giấy giống như bill giấy. 

>>> Tham khảo dịch vụ: Vận chuyển hàng Nhật về Việt Nam

2. Tại sao lại có Seaway Bill?

Thực tế cho thấy việc sử dụng vận đơn còn gặp nhiều khó khăn về mặt cách thức sử dụng lẫn chi phí sử dụng vận đơn gây nhiều tốn kém cũng như sự tỉ mỉ nhất định.

Tuy nhiên, nếu muốn hàng hóa được đến tay người nhận thì bên vận chuyển buộc phải xuất trình vận đơn nên dù gặp nhiều khó khăn khi sử dụng nhưng không thể bỏ hoặc từ chối sử dụng vận đơn.

Trước sự khó khăn này, Seaway Bill ra đời có thể giải quyết các khó khăn gây ra bởi vận đơn nói trên. Bởi lẽ:

• Đây là phương thức có sử dụng các tiến bộ khoa học và internet để vận đơn hàng.

• Khi có Seaway Bill, việc giao hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn

• Chi phí phát hành và lưu thông vận đơn cũng vì thế mà giảm thiểu đáng kể 

• Bên cạnh đó, hãng tàu sẽ không cần ký bill và người mua cũng không lo sợ việc thất lạc bill.

• Việc giao hàng qua Seaway Bill chỉ được thực hiện khi consignee cung cấp đủ các giấy tờ chứng minh về đơn hàng được giao.

3. Quy trình cấp giấy gửi hàng đường biển(SWB)

Quy trình cấp SWB sẽ như sau:

• Bước 1: Ký hợp đồng, booking chỗ với các hãng tàu

• Bước 2: Sau khi đã nhận được booking note, gửi tới các hãng tàu để xác nhận.

• Bước 3: Shipper gửi thông tin hướng dẫn vận chuyển hãng tàu làm bill nháp.

• Bước 4: Hãng tàu gửi bill nháp cho shipper để xác nhận thông tin trên bill có đúng không trước khi phát hành bill chính thức.

• Bước 5: Sau khi hàng tới cảng nhập, hãng tàu sẽ gửi A/N cho consignee tới nhận hàng.

• Bước 6: Người nhận hàng làm thủ tục với hãng tàu để nhận Lệnh giao hàng(D/O).

• Bước 7: Tại mục Consignee có tên người nhận hàng, công ty có tên sẽ mang giấy tờ chứng minh mình là người nhận hàng để tới lấy hàng.

4. Chức năng của Seaway Bill

• Đây sẽ là “hợp đồng” thể hiện thỏa thuận của người bán và người mua và chỉ được sử dụng khi hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau.

• Khi nhận hàng qua Seaway Bill, người dùng có thể đảm bảo sự an toàn tuyệt đối vì để nhận hàng thì người nhận buộc phải chứng minh được các thông tin nhận hàng trùng khớp mới được nhận hàng.

• Vì không có tính chất pháp lý nên nó được coi là giấy tờ chuyển nhượng của hai bên với nhau và không mang chức năng của một vận đơn.

5. Lưu ý khi sử dụng Seaway Bill

Nếu như với vận đơn gốc thông thường thì thông tin người nhận có thể được để trống như với Seaway Bill thì thông tin người nhận phải rõ ràng.

Vì dựa trên sự tin tưởng giữa các bên nên chỉ nên dùng seaway trên với những bên đã có hợp tác trước đó và có sự uy tín nhất định. Chứng từ này thường được dùng ở công ty mẹ và công ty con. Bởi lẽ giữa các công ty này đã có sự hiểu rõ về nhau nên sẽ có độ tin cậy nhất định.

Lưu ý rằng với những hàng đã nhập cảng nhưng chưa có người nhận thì sẽ bị mất phụ phí khi sử dụng dịch vụ giữ hàng tại kho.

Đây là chứng từ không thể chuyển nhượng và chỉ áp dụng cho B/L đích danh nên sẽ không có khả năng chứng minh về sở hữu hàng hóa.

Nó chỉ áp dụng với bill đích danh còn bill gốc thì không phải lúc nào cũng có thể áp dụng được. Vì bill gốc bên cạnh bill đích danh còn có bill order theo lệnh nên khi rơi vào trường hợp bill theo lệnh sẽ không đảm bảo.

Shipper khi giao hàng có thể gửi bản sao của Seaway Bill qua fax hoặc email chứ không cần phải gửi trực tiếp bản gốc như các vận đơn thông thường. 

Điều này giúp tiết kiệm thời gian để consignee có được chứng từ trên ngay sau khi xuất hàng xong, từ đó giúp họ tiết kiệm được một phần chi phí gửi chứng từ cho shipper.

>>> Xem thêm: Bill of Lading là gì? Chức năng của vận đơn đường biển

FAQ(Câu hỏi thường gặp)

1. Khi nào nên sử dụng Seaway bill?

Trả lời: Seaway bill nên dùng trong trường hợp không cần dùng vận đơn để khống chế hàng hóa, không cần chuyển nhượng vận đơn (vì không có nhu cầu mua đi bán lại…) hay không cần xuất trình (nộp) vận đơn khi nhận hàng tại cảng trả hàng,...

2. Ai là người phát hành Seaway Bill?

Trả lời: Người chuyên chở hoặc đại lý người chuyên chở là người phát hành Seaway Bill (SWB)

Trên đây là những vấn đề liên quan đến chứng từ Seaway Bill cũng như các vấn đề liên quan đến quy trình, cách sử dụng chứng từ kể trên. Qua đó giúp người đọc hiểu hiểu hơn về thuật ngữ này và sử dụng hiệu quả.

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ vận chuyển hàng hoá quốc tế, xin liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/