Tổng hợp những giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa

Với sự tăng trưởng của nền kinh tế, lĩnh vực xuất nhập khẩu quốc tế đang ngày càng phát triển lên mỗi ngày. Vì vậy, các doanh nghiệp cần được cấp phép xuất nhập khẩu một cách kịp thời và nhanh chóng để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh. Bài viết sau đây của HVT Logistics sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin về các loại giấy tờ cần thiết khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

1. Giấy tờ bắt buộc khi xuất nhập khẩu

Chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng

Dưới đây là các loại giấy tờ bắt buộc phải có cho bất kì lô hàng nào khi thực hiện xuất nhập khẩu:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract) 

Hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế, là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Hợp đồng này đóng vai trò quan trọng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong giao dịch.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) 

Là một chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, được sử dụng để làm căn cứ cho việc thanh toán giữa người mua và người bán. Hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm:

• Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email,...

• Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email,...

• Thông tin về hàng hóa: Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, mã HS,...

• Điều kiện giao hàng: Incoterms, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng,...

• Điều kiện thanh toán: Phương thức thanh toán, tiền tệ thanh toán, thời hạn thanh toán,...

• Thông tin khác: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, chữ ký và con dấu của người bán,...

Phiếu chi tiết hàng hóa (Packing List) 

Hay còn gọi là bảng kê hàng hóa, là một bảng mô tả chi tiết về nội dung của lô hàng trong xuất nhập khẩu. Phiếu này cung cấp thông tin cụ thể về từng kiện hàng, giúp cho việc kiểm tra, bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa được dễ dàng và chính xác hơn.

Phiếu chi tiết hàng hóa có vai trò quan trọng trong các hoạt động sau:

• Kiểm tra hàng hóa: Phiếu chi tiết hàng hóa giúp cho người mua và người bán kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa trước khi giao nhận.

• Bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa: Phiếu chi tiết hàng hóa giúp cho việc bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa được dễ dàng và chính xác hơn.

• Khai báo hải quan: Phiếu chi tiết hàng hóa là một trong những chứng từ cần thiết để khai báo hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

• Giải quyết tranh chấp: Phiếu chi tiết hàng hóa có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa người mua và người bán.

Vận đơn (Bill of Lading) 

Hay còn gọi là vận đơn đường biển được sử dụng để xác nhận việc nhận hàng hóa và cam kết giao hàng cho người nhận. Vận đơn đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa và là một trong những bộ chứng từ cần thiết để khai báo hải quan.

Vận đơn có các chức năng sau:

• Bằng chứng nhận hàng: Vận đơn là bằng chứng xác nhận việc người vận chuyển đã nhận hàng hóa từ người gửi hàng.

• Hợp đồng vận chuyển: Vận đơn là hợp đồng vận chuyển giữa người vận chuyển và người gửi hàng, quy định các điều khoản và điều kiện vận chuyển hàng hóa.

• Chứng từ chuyển quyền sở hữu hàng hóa: Vận đơn là chứng từ chuyển quyền sở hữu hàng hóa. Người nào nắm giữ vận đơn gốc sẽ được coi là chủ sở hữu hợp pháp của lô hàng.

• Chứng từ để khai báo hải quan: Vận đơn là một trong những chứng từ cần thiết để khai báo hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) 

Là một văn bản pháp lý bắt buộc được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Tờ khai này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện các thủ tục kiểm tra, giám sát và đánh thuế.

Tờ khai hải quan có các chức năng sau:

• Cung cấp thông tin cho cơ quan hải quan: Tờ khai hải quan cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện các thủ tục kiểm tra, giám sát và đánh thuế.

• Khai báo giá trị hàng hóa: Tờ khai hải quan được sử dụng để khai báo giá trị hàng hóa, từ đó cơ quan hải quan sẽ tính toán mức thuế áp dụng cho lô hàng.

• Căn cứ để giải quyết tranh chấp: Tờ khai hải quan là căn cứ để giải quyết tranh chấp giữa người khai báo hải quan và cơ quan hải quan.

2. Giấy tờ không bắt buộc khi xuất nhập khẩu

Dưới đây là các loại giấy tờ không bắt buộc có hoặc không tuỳ theo hợp đồng thương mại:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) 

Hay còn gọi là hóa đơn tạm thời, là một văn bản được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng dự kiến cho mục đích tham khảo, ước tính giá trị và thanh toán tạm ứng. Hóa đơn này không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại chính thức (Commercial Invoice) và không thể dùng để thanh toán cuối cùng.

Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Cung cấp thông tin cho người mua để xem xét và chấp thuận: Hóa đơn chiếu lệ giúp người mua có thông tin chi tiết về lô hàng để xem xét và quyết định mua hàng.

• Ước tính giá trị và thanh toán tạm ứng: Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng để ước tính giá trị lô hàng và thanh toán tạm ứng trước khi xuất hàng.

• Xin giấy phép xuất khẩu: Một số quốc gia yêu cầu phải có hóa đơn chiếu lệ để xin giấy phép xuất khẩu.

• Mở L/C: Hóa đơn chiếu lệ có thể được sử dụng để mở L/C (thư tín dụng)

Thư tín dụng (L/C) 

Là một cam kết thanh toán được phát hành bởi ngân hàng theo yêu cầu của người nhập khẩu, đảm bảo thanh toán cho người xuất khẩu một khoản tiền nhất định khi người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ. L/C được sử dụng rộng rãi trong hoạt động xuất nhập khẩu để giảm thiểu rủi ro cho cả người mua và người bán.

Có hai loại L/C chính:

• L/C có xác nhận: Ngân hàng xác nhận sẽ thanh toán cho người xuất khẩu, bất kể khả năng thanh toán của người nhập khẩu.

• L/C không xác nhận: Ngân hàng chỉ cam kết sẽ thanh toán cho người xuất khẩu nếu người nhập khẩu có đủ khả năng thanh toán.

L/C có các chức năng sau:

• Giảm thiểu rủi ro cho người xuất khẩu: L/C đảm bảo người xuất khẩu sẽ được thanh toán cho hàng hóa của họ, ngay cả khi người nhập khẩu không có khả năng thanh toán.

• Tăng cường niềm tin cho người mua: L/C giúp người mua yên tâm rằng họ sẽ nhận được hàng hóa sau khi thanh toán.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch quốc tế: L/C giúp cho việc thanh toán quốc tế trở nên dễ dàng và an toàn hơn.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate) 

Là một văn bản do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, xác nhận rằng lô hàng đã được mua bảo hiểm. Chứng từ này bao gồm các thông tin chi tiết về hợp đồng bảo hiểm, bao gồm:

• Tên người được bảo hiểm: Tên của người hoặc doanh nghiệp sở hữu hàng hóa được bảo hiểm.

• Tên người thụ hưởng bảo hiểm: Tên của người hoặc doanh nghiệp sẽ nhận được khoản tiền bồi thường nếu xảy ra tổn thất.

• Mô tả hàng hóa: Mô tả chi tiết về hàng hóa được bảo hiểm, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, giá trị,...

• Phạm vi bảo hiểm: Mức độ bảo hiểm được cung cấp, bao gồm các rủi ro được bảo hiểm và các rủi ro không được bảo hiểm.

• Số tiền bảo hiểm: Số tiền tối đa mà công ty bảo hiểm sẽ bồi thường trong trường hợp xảy ra tổn thất.

• Thời hạn bảo hiểm: Thời gian bảo hiểm có hiệu lực.

• Chữ ký và con dấu của công ty bảo hiểm: Chữ ký và con dấu của công ty bảo hiểm xác nhận tính hợp lệ của chứng từ.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - viết tắt là C/O) 

Là một văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được dễ dàng và chính xác, từ đó áp dụng các chính sách ưu đãi thuế quan và các quy định khác liên quan đến xuất xứ hàng hóa.

C/O có vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu, phải kể đến như:

• Xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa: C/O giúp cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được dễ dàng và chính xác.

• Hưởng ưu đãi thuế quan: C/O ưu đãi giúp cho hàng hóa xuất khẩu được hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA hoặc các thỏa thuận ưu đãi khác.

• Thực hiện các quy định về xuất xứ hàng hóa: C/O giúp cho việc thực hiện các quy định về xuất xứ hàng hóa được dễ dàng và hiệu quả.

Chứng từ kiểm dịch (Phytosanitary Certificate - viết tắt là PC)

Là một văn bản do cơ quan kiểm dịch thực vật của nước xuất khẩu cấp, xác nhận lô hàng thực vật hoặc sản phẩm thực vật đã được kiểm dịch và không có nguy cơ lây lan dịch bệnh. PC đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu thực vật, giúp đảm bảo an toàn cho sản xuất nông nghiệp và bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

PC có vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu thực vật:

• Đảm bảo an toàn cho sản xuất nông nghiệp: PC giúp ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh từ nước này sang nước khác, bảo vệ sản xuất nông nghiệp khỏi các nguy cơ dịch hại.

• Bảo vệ sức khỏe cộng đồng: PC giúp đảm bảo thực phẩm xuất khẩu an toàn, không gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng.

• Thực hiện các quy định về kiểm dịch thực vật: PC giúp cho việc thực hiện các quy định về kiểm dịch thực vật được dễ dàng và hiệu quả.

3. Một số loại giấy tờ khác khi làm xuất nhập khẩu

Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality - viết tắt là CQ) 

Là một văn bản do nhà sản xuất hoặc tổ chức kiểm định có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. CQ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và tạo niềm tin cho người tiêu dùng.

CQ có vai trò:

• Đảm bảo chất lượng sản phẩm: CQ giúp đảm bảo sản phẩm xuất khẩu đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, an toàn cho người sử dụng.

• Tạo niềm tin cho người tiêu dùng: CQ giúp tạo niềm tin cho người tiêu dùng về chất lượng sản phẩm, từ đó thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm.

• Giảm thiểu rủi ro thương mại: CQ giúp giảm thiểu rủi ro thương mại do tranh chấp về chất lượng sản phẩm.

Giấy chứng nhận kiểm định (Certificate of Analysis - viết tắt là COA)

Là một văn bản do nhà sản xuất hoặc tổ chức kiểm định có thẩm quyền cấp, xác nhận kết quả kiểm định chất lượng của sản phẩm. COA đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và tạo niềm tin cho người tiêu dùng.

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate - viết tắt là SC)

Là một văn bản do cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng lô hàng thực phẩm, sản phẩm nông nghiệp, sản phẩm động vật hoặc sản phẩm liên quan đến sức khỏe con người đáp ứng các yêu cầu vệ sinh an toàn thực phẩm. SC đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu các sản phẩm này, giúp đảm bảo an toàn cho sức khỏe người tiêu dùng và tạo niềm tin cho thị trường.

Vai trò của Sanitary Certificate:

• Đảm bảo an toàn cho sức khỏe người tiêu dùng: SC giúp đảm bảo các sản phẩm xuất khẩu đáp ứng các yêu cầu vệ sinh an toàn thực phẩm, không gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng.

• Tạo niềm tin cho thị trường: SC giúp tạo niềm tin cho thị trường về chất lượng và an toàn của sản phẩm, từ đó thúc đẩy xuất khẩu.

• Giảm thiểu rủi ro thương mại: SC giúp giảm thiểu rủi ro thương mại do tranh chấp về chất lượng và an toàn của sản phẩm.

Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) 

Là một văn bản do cơ quan kiểm dịch thực vật hoặc công ty dịch vụ hun trùng có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng lô hàng đã được hun trùng để tiêu diệt côn trùng và các sinh vật gây hại khác. Giấy chứng nhận này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu các sản phẩm nông nghiệp, lâm sản, thực phẩm và các sản phẩm khác có nguy cơ bị côn trùng xâm hại.

Nội dung cơ bản của Giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:

• Tên và địa chỉ của cơ quan cấp Giấy chứng nhận: Tên và địa chỉ của cơ quan kiểm dịch thực vật hoặc công ty dịch vụ hun trùng cấp Giấy chứng nhận.

• Tên và địa chỉ của người xuất khẩu: Tên và địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân xuất khẩu hàng hóa.

• Tên và địa chỉ của người nhập khẩu: Tên và địa chỉ của doanh nghiệp hoặc cá nhân nhập khẩu hàng hóa.

• Mô tả sản phẩm: Mô tả chi tiết về sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng giá trị,...

• Phương pháp hun trùng: Phương pháp hun trùng được sử dụng (ví dụ: hun trùng bằng hóa chất, hun trùng bằng nhiệt độ cao,...).

• Loại hóa chất hun trùng: Tên và nồng độ của hóa chất hun trùng được sử dụng (nếu có).

• Thời gian hun trùng: Thời gian hun trùng được thực hiện.

• Kết quả hun trùng: Kết quả kiểm tra sau khi hun trùng, xác nhận rằng côn trùng và các sinh vật gây hại đã được tiêu diệt.

• Chữ ký và con dấu của cơ quan cấp Giấy chứng nhận: Chữ ký và con dấu của cơ quan kiểm dịch thực vật hoặc công ty dịch vụ hun trùng xác nhận tính hợp lệ của Giấy chứng nhận.

Trên đây là chia sẻ của HVT Logistics về các loại giầy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện xuất nhập khẩu hàng hoá quốc tế, hy vọng bài viết đem lại nhiều giá trị. Nếu còn đang gặp khó khăn trong qua trình làm giấy tờ xnk hãy tham khảo dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, uy tín của chúng tôi để được giải quyết sớm nhất. Mọi thông tin chi tiết liên hệ hotline 1900.299.234 để được hỗ trợ.