Delivery Order là gì? Tất tần tật về D/O trong XNK

1. Delivery order là gì?

Delivery Order (D/O) là Lệnh Giao Hàng được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty vận tải (forwarder) cho chủ hàng hoặc người nhận hàng (consignee). D/O đóng vai trò như lệnh ủy quyền cho phép người nhận hàng lấy hàng hóa từ kho bãi, cảng, container,...

Mẫu Delivery Order - Lệnh giao hàng

D/O fee (Delivery Order fee) là một khoản phí quan trọng được hãng tàu phát hành để nhận hàng mà công ty nhập khẩu phải trình cho cơ quan giám sát kho hàng trước khi có thể vận chuyển hàng ra khỏi container, kho, bãi,... Để lấy được hàng, các consignee (người nhận hàng) bắt buộc phải có chứng từ này. Cần chú ý rằng phí D/O không nên nhầm lẫn với phí chứng từ (Documentation fee) dù hai loại phí này có kí hiệu viết tắt khá giống nhau. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những ai mới bắt đầu tham gia vào quá trình xuất nhập khẩu.

Chi phí cho lệnh giao hàng quy định ra sao?

>>> Xem thêm: Lệnh giao hàng điện tử EDO là gì?

2. Phân loại D/O (Delivery Order)

Phân loại D/O trong xuất nhập khẩu

Có hai loại được dùng hiện nay gồm D/O của hãng tàu và của forwarder: 

- D/O của hãng tàu là loại phí đặt ra nhằm yêu cầu người giữ hàng cần giao hàng đến người nhận. Thường thường, hãng tàu sẽ yêu cầu giao hàng cho forwarder và ngược lại, forwarder cũng sẽ yêu cầu giao hàng cho họ.

Lúc này, đại lý vận chuyển đã nắm trong tay D/O nhận từ doanh nghiệp và giao lại cho phía doanh nghiệp nhập khẩu có đính kèm hóa đơn gốc là sẽ đủ điều kiện nhận hàng.

Lưu ý: chỉ khi nào phí D/O được giao cùng với bill gốc của hãng tàu thì người nhận hàng mới đủ điều kiện để nhận hàng.

- D/O của forwarder được hiểu là chứng chỉ kế toán cho bộ phận tài chính nói chung. Theo đó, đại lý vận chuyển sẽ nhận chi phí này từ người nhận hàng và yêu cầu người giữ hàng phải giao hàng cho người nhận hàng.

Tuy nhiên, khi đại lý vận chuyển không trực tiếp phát hành bill thì dù có D/O của forwarder thì người nhận hàng vẫn không được phép lấy hàng khi không có giấy tờ kèm theo.

>>> Nếu vẫn còn khó khăn trong việc xử lý giấy tờ thông quan hàng hoá, tham khảo dịch vụ hải quan trọn gói tại Hà Nội của chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất.

3. Chức năng của D/O trong quá trình xuất nhập khẩu

Chức năng của D/O rất quan trọng đối với đối tác liên quan đến quá trình vận tải hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu. Hơn nữa, D/O cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra đủ các thông tin pháp lý về sản phẩm và sự chuyển động của sản phẩm.

Cụ thể, chức năng của Delivery Order trong quá trình xuất nhập khẩu như sau:

• Xác nhận khai trình xuất khẩu: D/O là một tài liệu khái quát nhất về sản phẩm được xuất khẩu, đóng vai trò giúp xác nhận thông tin và chứng minh nguồn gốc của hàng hóa. D/O được công nhận là chứng từ quan trọng để xác nhận khai trình xuất khẩu.

• Giúp đối tác có thể thông quan hàng hóa trong quá trình nhập khẩu: D/O cho phép giải quyết vấn đề vận chuyển và thông quan hàng hóa. Khi hàng hóa đến nơi đích, nó sẽ được thông quan dựa trên các thông tin được cung cấp trong D/O. Việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của D/O sẽ giúp cho quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí cho đối tác.

• Quản lý lưu thông chuyển động của hàng hóa: D/O cũng cho phép quản lý và giám sát chuyển động của hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho đối tác liên quan. Bên cạnh đó, D/O cũng giúp trong quá trình lưu thông hàng hóa qua các cửa khẩu, cầu phà và các điểm kiểm tra trên đường vận chuyển.

Trên đây là những chức năng của D/O trong quá trình xuất nhập khẩu. Việc thực hiện chính xác và đầy đủ các thông tin trong D/O là rất quan trọng để đảm bảo việc xuất nhập khẩu diễn ra thành công và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

4. Thông tin trên D/O

Delivery Order sẽ có những thông tin sau:

Thông tin về lô hàng:

• Số hiệu vận đơn (B/L): Là mã số duy nhất để xác định lô hàng, giúp phân biệt với các lô hàng khác.

• Tên tàu: Tên con tàu vận chuyển lô hàng.

• Số hiệu container: Mã số để xác định container chứa lô hàng.

• Mã hàng hóa: Mã code thể hiện loại hàng hóa được vận chuyển.

• Số lượng: Số lượng kiện hàng, bao, thùng,... trong lô hàng.

• Trọng lượng: Tổng trọng lượng của lô hàng, tính bằng đơn vị kg hoặc tấn.

• Thể tích: Thể tích của lô hàng, tính bằng đơn vị m3.

Thông tin về người nhận hàng:

• Tên và địa chỉ người nhận hàng: Cần chính xác và trùng khớp với thông tin trên B/L.

• Thông tin liên lạc: Số điện thoại, email,... để hãng tàu/forwarder liên hệ khi cần thiết.

Thông tin về hãng tàu/forwarder:

• Tên và địa chỉ hãng tàu/forwarder: Cần rõ ràng để người nhận hàng biết đơn vị chịu trách nhiệm phát hành D/O.

• Ngày phát hành D/O: Ghi rõ ngày tháng năm khi D/O được cấp.

Chữ ký và đóng dấu của hãng tàu/forwarder:

• Chữ ký: Chữ ký ủy quyền của đại diện hãng tàu/forwarder.

• Dấu: Dấu mộc của hãng tàu/forwarder để xác thực tính chính thống của D/O.

Ngoài ra, D/O có thể bao gồm thêm một số thông tin khác như điều khoản giao hàng, hướng dẫn kiểm tra hàng hóa,... tùy theo quy định của hãng tàu/forwarder.

Lưu ý: Người nhận hàng cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả thông tin trên D/O trước khi ký nhận để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.

5. Quy trình phát hành Delivery Order

Quy trình của Delivery Order diễn ra thông qua các bước sau:

• Bước 1 – Đặt hàng: Khách hàng liên hệ với nhà cung cấp hoặc đại lý vận chuyển để đặt hàng và thỏa thuận về điều khoản giao nhận.

• Bước 2 – Xác nhận đơn hàng: Sau khi nhận được đơn hàng, nhà cung cấp hoặc đại lý vận chuyển sẽ xác nhận thông tin đơn hàng, bao gồm loại hàng, số lượng, điểm nhận và điểm giao.

• Bước 3 – Vận chuyển hàng hóa: Nhà cung cấp hoặc đại lý vận chuyển sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa từ điểm nhận đến điểm giao theo thỏa thuận.

• Bước 4 – Lập delivery order: Hàng hóa sau khi đã được chuyển giao cho bên vận chuyển, nhà cung cấp hoặc đại lý sẽ lập delivery order, xác nhận rằng hàng hóa đã sẵn sàng để giao cho khách hàng.

• Bước 5 – Giao hàng: Bên vận chuyển sẽ tiến hành giao hàng theo địa chỉ và thời gian đã được thỏa thuận với khách hàng.

• Bước 6 – Xác nhận giao nhận: Sau khi khách hàng nhận được hàng, bên vận chuyển và khách hàng sẽ ký xác nhận giao nhận hàng hóa, điều này chứng nhận rằng hàng hóa đã được giao thành công và khách hàng đã nhận được nó.

6. Lưu ý khi làm Delivery Order

Một số lưu ý quan trọng khi làm D/O:

• Chính xác thông tin: Đảm bảo rằng thông tin trong D/O là chính xác và đầy đủ, bao gồm tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, địa chỉ, thông tin hàng hóa, số lượng và các yêu cầu đặc biệt khác.

• Tuân thủ quy định vận chuyển: Đảm bảo rằng việc lập D/O tuân thủ các quy định và quy trình vận chuyển của công ty hoặc đơn vị vận chuyển. Điều này bao gồm các quy định về vận chuyển hàng hóa, bảo hiểm, thời gian giao nhận và các quy định pháp luật liên quan.

• Kiểm tra hàng hóa: Trước khi lập D/O, kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đã được đóng gói đúng cách, không bị hư hỏng và phù hợp với các yêu cầu vận chuyển.

• Xác nhận chữ ký: Đảm bảo rằng D/O đã được xác nhận bằng chữ ký của người gửi hàng và người nhận hàng để xác thực việc giao nhận hàng hóa.

• Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ và quản lý các chứng từ liên quan đến D/O một cách cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin và chứng minh khi cần thiết trong tương lai.

• Tuân thủ quy định hải quan: Đối với việc xuất nhập khẩu hàng hóa, tuân thủ các quy định hải quan liên quan đến D/O, bao gồm việc khai báo hải quan và cung cấp thông tin cần thiết.

Trên đây là những vấn đề xoay quanh lệnh giao hàng D/O như khái niệm, phân loại, đặc điểm cũng như các quy trình cụ thể cho vấn đề nói trên. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc các kiến thức bổ ích liên quan đến lệnh giao hàng nếu trên.

>>> Xem thêm: Surcharge là gì? Có những loại Surcharge nào trong XNK?

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ vận chuyển cũng như các dịch vụ về xuất nhập khẩu xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/