Payment term: Tất tần tật về điều khoản thanh toán

Trong kinh doanh, việc đảm bảo payment term đúng hẹn trong hoá đơn, hợp đồng mua bán/cung cấp sản phẩm, dịch vụ đóng vai trò quan trọng đối với tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

1. Payment term là gì?

Payment term (hay còn gọi là điều khoản thanh toán) là điều khoản mô tả cách thức và thời điểm khách hàng của bạn thanh toán cho hàng hoá hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc hoá đơn cung cấp sản phẩm, dịch vụ. 

Payment term là tên tiếng Anh của từ "Điều khoản thanh toán"

Payment term giúp xác định kỳ vọng về việc thanh toán từ khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm thời điểm khách hàng phải thanh toán và các khoản phạt nếu họ không thanh toán đúng hạn. Với một payment term chặt chẽ, doanh nghiệp có thể nhận được tiền từ khách hàng một cách dễ dàng hơn, từ đó đảm bảo được tài sản của công ty được thu hồi đầy đủ nhất có thể.

>>> Xem thêm: TOP 10 công ty vận chuyển hàng đi Mỹ uy tín

2. Tại sao Payment term lại quan trọng?

Payment term là yếu tố quan trọng để đảm bảo số tiền công ty  được hưởng có thể được thu hồi đúng hạn để doanh nghiệp có thể trang trải các chi phí nội bộ của mình như: chi phí vận hành, các dự án kinh doanh mới và hiện tại của mình,...

Ngoài ra, một Payment term rõ ràng và đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ còn giúp doanh nghiệp hạn chế những rủi ro tranh chấp hoặc vi phạm hợp đồng trong thanh toán giữa các bên. Điều này giúp hình ảnh công ty trở nên chuyên nghiệp, nâng tầm sự uy tín trong mắt khách hàng. 

3. Thuật ngữ thường gặp trong Payment term 

Dưới đây là một số thuật ngữ thường xuất hiện trong Payment term mà bạn cần biết:

• Payments in advance - PIA: Số tiền khách hàng trả trước một phần trong tổng chi phí cần trả. 

• Net days: Xác nhận hạn cuối mà khách hàng cần thanh toán đầy đủ, ví dụ như Net 15, Net 30, Net 60 hoặc Net 90 ngày kế từ ngày xuất hoá đơn.

• End-of-month payments - EOM: Thanh toán vào mỗi cuối tháng, thay vì thanh toán toàn bộ số tiền cùng một lúc.

• 21st of the month following invoice - 21 MFI: Khách hàng cần thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn vào ngày 21 gần nhất tính từ ngày ghi trên hóa đơn.

• Cash on delivery - COD: Khách hàng thanh toán tiền mặt sau khi họ nhận hàng.

• Cash next delivery - CND: Số tiền sẽ thanh toán cho lần giao hàng tiếp theo - trong trường hợp khách hàng nhận nhiều sản phẩm hoặc một chuỗi sản phẩm cần nhiều lần giao hàng.

• Cash before shipment - CBS: Khoản tiền thanh toán mà khách hàng cần trả trước khi doanh nghiệp gửi hàng.

• Cash with order - CWO: Khách hàng có thể thanh toán cho hàng hóa ngay sau khi đặt hàng.

• One- or two-month debt - 1 or 2MD: Cho phép khách hàng lựa chọn thanh toán sau một hoặc hai tháng kể từ khi xuất hoá đơn.

• Stage payments: Cho phép khách hàng trả tiền cho sản phẩm theo từng giai đoạn dựa trên thoả thuận của các bên trong Payment term.

• Forward dating: Khách hàng nhận được hóa đơn thanh toán sau khi nhận hàng.

• Accumulation discounts: Khách hàng được khoản khấu trừ cho các đơn hàng lớn.

• Partial payment discounts: Chiết khấu dành cho khách hàng chọn thanh toán cho một món hàng hoặc dịch vụ sớm hơn dự kiến.

• A rebate: Là khoản hoàn trả mà doanh nghiệp có thể áp dụng vào hóa đơn của khách hàng sau khi họ gửi tài liệu chứng minh việc mua hàng.

4. Ai sẽ là người đặt ra Payment term?

Chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng kế toán thường đặt ra các điều khoản thanh toán cho khách hàng trước khi bắt đầu bất cứ giao dịch nào. Payment term giúp khách hàng hiểu rõ các điều khoản thanh toán và tuân thủ chúng đúng thời hạn (nếu không muốn phát sinh phí phạt). 

Chủ doanh nghiệp hay trưởng phòng kế toán sẽ là người đặt ra điều khoản thanh toán

Ngay từ trước khi mở công ty, chủ doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc thiết lập các quy định thanh toán chặt chẽ để đảm bảo sự ổn định tài chính khi công ty đi vào hoạt động chính thức. Điều này sẽ giúp những người chủ doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro khó khăn tài chính, hay tệ hơn là mất thanh khoản trong hoạt động doanh nghiệp vốn đã cực kỳ tốn kém.

>>> Xem thêm: MSDS là gì?

5. Lưu ý khi đặt Payment term(Điều khoản thanh toán)

Dưới đây là một số điểm bạn cần xem xét khi đặt Payment Term trong hợp đồng mua bán, cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng:

Mục tiêu kinh doanh hiện tại

Khi doanh nghiệp bạn đang trong quá trình xây dựng Payment Term, hãy nghĩ về mục tiêu kinh doanh hiện tại của bạn. Ví dụ, nếu công ty bạn đang cần tiền để ổn định thanh khoản sau Đại dịch, doanh nghiệp bạn có thể đặt Payment Term với thời hạn thanh toán ngắn để nhanh chóng thu về doanh thu, lợi nhuận từ khách hàng. 

Số tiền này sẽ giúp bạn tái vốn đầu tư, hoặc đơn giản là chi trả những chi phí vận hành doanh nghiệp, giúp ổn định công ty.

Số tiền thanh toán

Rà soát lại toàn bộ số tiền mà mỗi khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn. Nếu đối tượng khách hàng của bạn thuộc nhóm "giàu", thường xuyên nhập sỉ hàng của bạn với số lượng lớn, bạn có thể xây dựng Payment term với đối tượng khách này trong khoảng thời gian ngắn hơn. Điều này sẽ giúp bạn nhận được doanh thu lớn và ổn định hơn để trang trải chi phí cho doanh nghiệp mình. 

Các lựa chọn kỳ hạn

Bạn có thể linh hoạt kỳ hạn thanh toán với từng khách để có lợi nhất cho cả hai bên. Khi khách hàng cảm thấy payment term có lợi cho mình, họ sẽ dễ dàng đồng ý mua hàng hơn. Điều này sẽ giúp nâng cao doanh thu tổng thể cho doanh nghiệp bạn. 

Một số lựa chọn kỳ hạn thanh toán thường được các công ty vừa và nhỏ áp dụng:

• Trả trước: Nếu bạn thu lợi nhuận ngay sau khi chốt Sales, bạn có thể khéo léo gợi ý khách hàng thanh toán ngay cho sản phẩm dịch vụ. Một tip để khiến khách của bạn dễ dàng mở hầu bao trả trước đó là discount (giảm giá) để giá trả trước hấp dẫn hơn giá trả sau. Điều này sẽ khiến khách hàng của bạn cảm thấy "hời" hơn và sẵn sàng trả trước cho bạn.

• Đặt cọc một số phần trăm phí nhất định: Đặt cọc trước một số phần trăm phí nhất định là một phương pháp phổ biến ở các công ty để đảm bảo khách hàng sẽ mua hàng hơn. Tương tự như mẹo HVT Logistics đã đề cập ở trên, bạn cũng có thể sử dụng công cụ discount, để khách hàng dễ dàng chi tiền cho bạn.

• Thỏa thuận trả góp: Nếu khách hàng của bạn không đảm bảo tài chính để chi trả một lần, bạn có thể gợi ý khách trả góp theo từng đợt. Điều này giúp bạn có thể giữ khách - những người mang lại doanh thu và sự thành công của công ty bạn.

6. Cách ghi payment term trên hoá đơn

Trên hoá đơn bán hàng, thông tin về payment term thường được ghi ở phần "Terms" hoặc "Payment Terms". Bạn có thể sử dụng các cụm từ như "Net 30 days" (thanh toán trong vòng 30 ngày), "Due on receipt" (thanh toán khi nhận hàng), hoặc "50% deposit, balance due upon completion" (50% tiền đặt cọc, còn lại thanh toán khi hoàn thành giao hàng) để mô tả các điều khoản thanh toán.

Payment term đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình thu hồi tài sản và đảm bảo ổn định tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Qua bài viết này, HVT logistics hy vọng đã giúp bạn biết được về khái niệm Payment term là gì và những thông tin bổ ích liên quan. Chúc bạn áp dụng Payment Term thành công trong doanh nghiệp mình!

>>> Tham khảo: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói tại Hà Nội

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ xuất nhập khẩu, liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/