Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là gì trong XNK?

Commercial Invoice là một loại chứng từ cực kì quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu. Tuy nhiên để hiểu rõ nó là gì và những vấn đề xoay quanh thì không phải ai cũng biết. Xem ngay bài viết dưới đây của HVT Logistics để tìm hiểu thêm về nội dung, chức năng của hoá đơn thương mại này.

1. Commercial Invoice là gì?

Mẫu Hoá đơn thương mại

Commercial Invoice (hoá đơn thương mại) là chứng từ thương mại được sử dụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng, đủ số tiền đã ghi cho người xuất khẩu.

Tuy nhiên số tiền tổng không phải là yếu tố duy nhất xuất hiện trên đây. Trên chứng từ cần có đầy đủ thông tin quan trọng sau:

• Điều kiện thương mại Incoterms: FOB, CIF, CFR,..

• Phương thức thanh toán: T/T, L/C, D/P,..

• Phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, cụ thể: đường biển có số tàu, số chuyến, POL, POD 

2. Chức năng của Hoá đơn thương mại

Hóa đơn thương mại có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu: 

• Sử dụng trong thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu. Đây chính là căn cứ để người bán đòi tiền và người mua trả tiền.

• Cơ sở để tính toán thuế xuất nhập khẩu

• Là chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, có vai trò làm cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.

Chức năng của hoá đơn thương mại

3. Mẫu hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)

Do Commercial Invoice thường do nhà sản xuất phát hành nên mẫu hóa đơn thương mại ở Việt Nam rất đa dạng và phong phú nhưng trong đó vẫn đầy đủ các yếu tố chính trong phần dưới đây là được.

Mẫu hóa đơn thương mại 

Nội dung chính của Commercial Invoice thể hiện lần lượt gồm các phần sau:

• Người mua: gồm các thông tin cơ bản như tên cty, địa chỉ, Email, số điện thoại , fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán mà có thể bao gồm gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu

• Người bán: thông tin tương tự người mua

• Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định

• Ngày Invoice: Thường Invoice được lập sau khi hợp đồng được các bên kí kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa.

• Phương thức thanh toán: Một số phương thức thanh toán phổ biến như: thanh toán chuyển tiền T/T, thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.

• Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên thông thường sản phẩm, cấp hạng, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng khi lưu thông trên thị trường các nước cùng với số mã hiệu bao gói hàng.

• Số lượng: Được quy định tính  theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc Hoa Kỳ 

• Giá: giá từng mặt hàng

• Tổng tiền: Tổng giá trị hóa đơn (ghi cả số lẫn chữ cùng với mệnh giá đồng tiền thanh toán)

• Loại tiền

• Các chi phí liên quan: Nếu có cần ghi rõ từng khoản: cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí Container,...và chi phí tổn thất khác liên quan đến việc đưa hàng từ cảng  xuất khẩu đến cảng đến ở Hoa Kỳ.

• Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ vai trò của người mua cho việc sản xuất hàng hóa

4. Một số lưu ý liên quan về Commercial Invoice

Dưới đây là một số lưu ý khi phát hành Commercial Invoice:

Thời điểm phát hành

Hóa đơn thương mại là gì được phát hành vào 2 thời điểm: sau khi gửi hàng hoặc sau khi đóng hàng vào Container, vì đây là 2 thời điểm có thông tin chính xác của hàng hóa để làm căn cứ tính tổng giá hóa đơn. Nhưng cũng có lúc Commercial Invoice được lập từ trước với hợp đồng giao hàng nhiều lần, các lần giống nhau về số lượng và không thay đổi giá.Ngoài ra, khi người mua thanh toán tiền hàng trước  cũng cần lập hóa đơn.

Hiểu nhầm với Packing list

Đối với người lần đầu tiếp xúc ngành xuất nhập khẩu rất dễ nhầm lẫn giữa Packing List và Commercial Invoice vì đều do người bán ban hành, hình thức tương tự nhau về thông tin,..

Tuy nhiên hai loại giấy tờ này lại có chức năng hoàn toàn khác nhau. Commercial Invoice là gì nghiêng về thanh toán nên tập trung vào giá trị tiền còn Packing List nghiêng về quy cách đóng gói nên nêu rõ thông tin số lượng kiện, trọng lượng, dung tích,... Vai trò của 2 loại giấy tờ này không thay thế được cho nhau nhưng nhiều khi người xuất khẩu lại gộp cả 2 chứng từ thành 1. 

Khác với Proforma Invoice (Hoá đơn chiếu lệ)

Hai chứng từ về cơ bản là giống nhau, đôi khi có thể có sự khác biệt về số lượng hàng hóa ghi trên Hóa đơn thương mại so với trên Hóa đơn chiếu lệ do số lượng hàng hóa được đặt (trong Hóa đơn chiếu lệ) có thể bị khác với số lượng hàng hóa thực tế đã được vận chuyển (trong Hóa đơn Thương mại).

Sự khác biệt này có thể do nhiều nguyên nhân, tuy nhiên lý do phổ biến nhất là nhà cung cấp đang gặp sự cố hoặc chậm trễ trong sản xuất hoặc nhà cung cấp đã không lên kế hoạch chính xác về số lượng sản phẩm sẽ nhét vừa một container để vận chuyển. Chính vì sự chênh lệch này mà Hóa đơn thương mại thường được phát hành sau khi hàng hóa đã được chuyển đi để đảm bảo số liệu trên đây thể hiện chính xác số lượng hàng hóa cuối cùng được chuyển đi.

Nhầm lẫn với hoá đơn xuất khẩu

Hai loại hóa đơn này có hình thức khác nhau nhưng vẫn dễ gây nhầm lẫn do đó bạn cần lưu ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn thương mại thành xuất khẩu. 

Thiếu thông tin

Khi làm thủ tục hải quan, cần kiểm tra kỹ lưỡng nếu không hải quan sẽ bắt lỗi ghi sai hóa đơn hoặc thiếu thông tin làm ảnh hưởng tới quá trình vận chuyển.

Hi vọng qua bài viết, các bạn đã hiểu Commercial Invoice là gì cũng như tường tận mọi vấn đề xoay quanh nó giúp dễ dàng hơn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá.

Nếu đang gặp khó khăn trong việc thông quan hàng hoá, tham khảo dịch vụ hải quan trọn gói của HVT Logistics để được hỗ trợ làm giấy tờ thủ tục xuất nhập khẩu nhanh nhất.

Mọi thông tin chi tiết, xin liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/