[Giải đáp] PO là gì trong xuất nhập khẩu?

• Số PO: là số thứ tự của PO, dùng để theo dõi và quản lý đơn hàng. 

• Ngày PO: là ngày lập PO, thể hiện thời điểm bắt đầu của hợp đồng mua bán. 

• Tên và địa chỉ của người mua và người bán: để xác định danh tính và trách nhiệm của các bên. 

• Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ: để nêu rõ loại, chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng, tiêu chuẩn và mã số của hàng hóa hoặc dịch vụ. 

• Đơn giá và tổng giá trị: để biểu thị giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ theo đơn vị tiền tệ đã thỏa thuận. 

• Thời gian giao hàng: để quy định thời hạn giao nhận hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. 

• Phương thức thanh toán: để quy định hình thức, điều kiện và thời hạn thanh toán giữa các bên. 

• Phương thức vận chuyển: để quy định phương tiện, đường đi, nơi giao nhận và chi phí vận chuyển hàng hóa. 

• Phương thức bảo hiểm: để quy định loại bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, tỷ lệ bồi thường và chi phí bảo hiểm hàng hóa. 

• Các điều khoản và điều kiện khác: để quy định các quyền và nghĩa vụ của các bên trong trường hợp có sự cố, tranh chấp, thay đổi hoặc hủy bỏ PO. 

3. Mục đích sử dụng Purchase Order 

PO có các mục đích sử dụng như sau: 

• Là một loại hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa người mua và người bán, có giá trị pháp lý và có thể được thực thi trong trường hợp có tranh chấp. 

• Là một công cụ quản lý đơn hàng, giúp người mua và người bán theo dõi và kiểm soát tình trạng giao nhận, thanh toán và bảo hiểm hàng hóa. 

• Là một công cụ kế toán, giúp người mua và người bán lập hóa đơn, quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính và kiểm toán. 

• Là một công cụ thống kê, giúp người mua và người bán phân tích nhu cầu, xu hướng, cạnh tranh và hiệu quả của thị trường. 

• Bước 1: Người mua yêu cầu báo giá từ người bán hoặc tìm kiếm thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ trên thị trường. 

• Bước 2: Người bán gửi báo giá cho người mua hoặc đăng tải thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ trên website, catalogue hoặc các kênh khác. 

• Bước 3: Người mua so sánh các báo giá hoặc thông tin từ nhiều người bán và lựa chọn người bán phù hợp nhất về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều khoản khác. 

• Bước 4: Người mua lập PO và gửi cho người bán để xác nhận đơn hàng. PO có thể được gửi qua email, fax, thư hoặc các phương tiện khác. 

• Bước 5: Người bán nhận PO từ người mua và kiểm tra các nội dung trên PO. Nếu đồng ý với các điều khoản và điều kiện trên PO, người bán gửi lại PO đã ký và dấu cho người mua để xác nhận đơn hàng. Nếu không đồng ý, người bán có thể yêu cầu sửa đổi hoặc từ chối PO. 

• Bước 6: Người bán chuẩn bị hàng hóa hoặc dịch vụ theo PO và giao cho người mua theo thời gian và nơi đã quy định. Người bán cũng xuất hóa đơn cho người mua để yêu cầu thanh toán. 

• Bước 7: Người mua nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán và kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách và các thông tin khác theo PO. Nếu không có sai sót hoặc thiếu sót, người mua thanh toán cho người bán theo phương thức đã thỏa thuận. Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, người mua có thể yêu cầu người bán sửa chữa, đổi trả hoặc bồi thường.  

Lưu ý: Việc thanh toán trước hoặc sau khi nhận hàng sẽ phụ thuộc vào thoả thuận giữa bên mua và bên bán.