Phiếu EIR là gì? Chức năng của Equipment Interchange Receipt

25/07/2023

Phiếu EIR là một loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động vận chuyển container. Phiếu EIR có chức năng bảo vệ quyền lợi của các bên, đồng thời nâng cao ý thức đảm bảo an toàn và chất lượng của container và hàng hoá. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn về chi tiết A-Z phiếu EIR là gì, chức năng của phiếu EIR, mẫu phiếu EIR và hướng dẫn khai phiếu EIR.

MỤC LỤC

1. Phiếu EIR là gì?
2. Chức năng của phiếu EIR
3. Mẫu phiếu EIR
4. Hướng dẫn khai phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR)

1. Phiếu EIR là gì?

EIR là viết tắt của Equipment Interchange Receipt

Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là một loại biên bản cập nhật tình trạng của container được lập ra khi có sự giao nhận container giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển, như người vận chuyển, người thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe, kho bãi... 

Đây là loại giấy tờ rất quan trọng để hàng hoá có thể được vận chuyển, xuất nhập khẩu. Điều này là bởi, nếu Container xảy ra bất cứ hư hại nào như thủng, móp méo, rách,... thì chủ cont sẽ căn cứ vào EIR để căn cứ quy kết người chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Phiếu EIR ghi nhận các thông tin về tình trạng của container khi được giao nhận, bao gồm:

Số hiệu container
Kích thước và loại container

Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát...)
Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai...)
Ngày giờ giao nhận
Tên và chữ ký của người giao nhận

Phiếu EIR có thể được lập ra bằng giấy hoặc điện tử. Phiếu EIR giấy thường được in hai bản, một bản cho người giao và một bản cho người nhận. Phiếu EIR điện tử thường được gửi qua email hoặc ứng dụng di động.

>>> Xem thêm: Bảng giá vận chuyển hàng từ Hàn Quốc về Việt Nam

2. Chức năng của phiếu EIR

Phiếu EIR có các chức năng sau:

Là bằng chứng cho việc giao nhận container giữa các bên
Là cơ sở để kiểm tra và đánh giá tình trạng của container
Là cơ sở để xử lý các tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container
Là cơ sở để tính toán chi phí vận chuyển và bồi thường thiệt hại (nếu có)

Ví dụ: Khi người thuê vận chuyển nhận được container từ cảng biển, họ phải kiểm tra kỹ tình trạng của container theo phiếu EIR. Nếu phát hiện container bị hư hỏng hoặc không đúng với phiếu EIR, họ phải yêu cầu cảng biển hoặc người vận chuyển sửa chữa hoặc thay thế container. Nếu không, họ có thể phải chịu trách nhiệm về thiệt hại khi trả lại container.

Ngoài ra, với hàng xuất nhập khẩu, phiếu EIR còn có tác dụng trong các trường hợp sau:

Trong trường hợp hàng nhập khẩu: Khi chủ hàng muốn lấy hàng và container đang nằm trong bãi, họ cần đóng tiền để sử dụng dịch vụ nâng container lên xe chủ hàng. Số tiền này gọi là tiền nâng hạ và phiếu EIR được cung cấp bởi cảng để xác nhận việc chủ hàng đã thanh toán tiền này.

Trong trường hợp hàng xuất khẩu: Khi chủ hàng muốn hạ container từ trên xe xuống bãi để giao nhận, họ cũng phải đóng tiền cho dịch vụ nâng container từ xe chủ hàng xuống bãi. Số tiền này vẫn được gọi là tiền nâng hạ và phiếu EIR cũng được cung cấp bởi cảng để xác nhận chủ hàng đã thanh toán đúng mức phí này.

3. Mẫu phiếu EIR

Mỗi công ty vận tải có thể có mẫu phiếu EIR riêng, nhưng thông thường phiếu EIR sẽ có các thông tin sau:

Tên công ty vận tải
Số phiếu EIR

Số hiệu container
Kích thước và loại container
Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát...)
Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, ổ khóa, dây đai...)
Ngày giờ giao nhận

Tên và chữ ký của người giao nhận

Dưới đây là một ví dụ về mẫu phiếu EIR trên thực tế:

Mẫu phiếu EIR - Equipment Interchange Receipt Mẫu phiếu EIR - Equipment Interchange Receipt

4. Hướng dẫn khai phiếu Equipment Interchange Receipt (EIR)

Để khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra tình trạng của container khi giao nhận, bao gồm số hiệu, kích thước, loại, tình trạng container (sạch bẩn, móp méo, rách nát, niêm phong, kẹp chì, ổ khoá, dây đai...)
Bước 2: Ghi nhận các thông tin về tình trạng của container vào phiếu EIR, bằng giấy hoặc điện tử. Nếu có hư hỏng hoặc không đúng với phiếu EIR trước đó, phải ghi rõ vị trí và mức độ của hư hỏng.
Bước 3: Ký tên và ghi rõ ngày giờ giao nhận vào phiếu EIR. Nếu là phiếu EIR giấy, phải in hai bản và giao cho người nhận. Nếu là phiếu EIR điện tử, phải gửi qua email hoặc ứng dụng di động cho người nhận.
Bước 4: Lưu trữ phiếu EIR để làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá, xử lý tranh chấp và khiếu nại liên quan đến container.

Phiếu EIR là một loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động vận chuyển container. Loại giấy tờ này ghi nhận các thông tin về tình trạng của container khi được giao nhận giữa các bên liên quan. Phiếu EIR có chức năng bảo vệ quyền lợi của các bên, đồng thời nâng cao ý thức của các bên trong đảm bảo an toàn và chất lượng của container, hàng hóa khi vận chuyển. 

Để khai phiếu EIR một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần kiểm tra kỹ tình trạng của container và ghi nhận vào phiếu EIR bằng giấy hoặc điện tử. Bạn cũng cần lưu giữ phiếu EIR để làm cơ sở cho việc xử lý các vấn đề liên quan đến container nếu phát sinh.

Hy vọng rằng, với những giải đáp của HVT Logistics về “Phiếu EIR là gì?” và những thông tin hữu ích liên quan đã giúp bạn rất nhiều trong việc thuê container, vận chuyển trong công việc logistics của mình. Chúc bạn thành công!

>>> Nếu có nhu cầu làm thủ tục hải quan, tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, uy tín tại Hà Nội