Proforma invoice là gì? Có gì khác với Commercial Invoice?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hóa đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là gì, thời điểm phát hành và sự khác biệt của hóa đơn này với Commercial invoice trong bài viết dưới đây của HVT Logistics.

1. Hoá đơn chiếu lệ - Proforma invoice là gì?

Mẫu hoá đơn chiếu lệ bằng tiếng anh - Proforma invoice

Hoá đơn chiếu lệ (tiếng Anh: Proforma invoice) là một loại hóa đơn được cung cấp trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ thực sự được giao hoặc hoàn tất, nhằm xác nhận sự cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại một thời điểm và giá cả cụ thể trong tương lai.

Hoá đơn chiếu lệ thường bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, như mô tả, số lượng, giá cả, thông tin vận chuyển và các điều khoản thanh toán. Tuy nhiên, đây không phải là một hóa đơn chính thức và không thể được sử dụng làm bằng chứng hợp lệ cho các giao dịch tài chính.

Nói cách khác, Hoá đơn chiếu lệ là một loại "hóa đơn mẫu" được sử dụng để thông báo cho người mua biết những gì họ có thể mong đợi từ một giao dịch, nhưng nó không tạo nghĩa vụ pháp lý cho bất kỳ bên nào phải thực hiện giao dịch đó.

>>> Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói của HVT Logistics để được hỗ trợ làm hoá đơn chiếu lệ nhanh chóng

2. Phân biệt Proforma invoice(PI) với Commercial invoice(CI)

Thực chất, dựa vào định nghĩa, chúng ta dễ dàng thấy được sự khác nhau giữa 2 loại hóa đơn này. Cụ thể như sau:

• Về thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi. Trong khi đó, hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.

• Về nội dung được ghi trên hóa đơn: Thực ra thì cả hai loại hóa đơn này đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hóa đơn chính thức nên Commercial invoice sẽ có những thông tin chi tiết về chi nhà xác hơn là hóa đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không được thay đổi nữa. Tuy nhiên trên hóa đơn chiếu lệ, các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng nhất trí thì thôi.

• Về tính cam kết giữa các bên: PI chỉ là thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn CI là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên cả bên bán và bên mua đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.

• Về hoạch toán: Commercial invoice được sử dụng để hoạch toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn hóa đơn chiếu lệ thì không.

3. Thời điểm phát hành hoá đơn chiếu lệ khi nào?

Để khẳng định về thời gian chính xác phát hành Proforma invoice là rất khó vì khi mua lô hàng, không phải doanh nghiệp nào cũng có để phát hành.

Mục đích của nó ra đời để đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình giao dịch của các bên, giúp các bên có thể cùng thỏa thuận khi muốn thay đổi về số lượng, giá cả hàng hóa trước khi xuất hóa đơn thương mại chính thức để tránh gây ảnh hưởng đến kinh tế và quyền lợi các bên.

Theo đó, thời điểm phát hành chứng từ trên được biểu thị như sau:

- Trong thời điểm hàng chưa được bên bán giao cho bên mua nhưng bên mua muốn có chứng từ về lô hàng. 

- Hoặc ở một số quốc gia có quy định về việc kiểm tra thông tin hàng hóa tại các cảng quốc tế, lúc này người bán cần chứng từ lô hàng để thông quan tại cảng xuất khẩu.

- Thông tin để lập hóa đơn thương mại chưa đầy đủ nên không thể xuất hóa đơn do vậy cần có PI trước để các bên nắm thông tin và người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại bổ sung cho đơn hàng sau đó.

4. Tại sao sử dụng Proforma invoice(PI)?

Khắc phục được các lỗi sai trên hóa đơn thương mại khi xuất hoá đơn chiếu lệ

Như đã phân tích, việc xuất hoá đơn chiếu lệ trước sẽ giúp các bên hạn chế được những sai sót trong hóa đơn thương mại như các sai số liên quan đến số lượng hàng, đơn giá…gây ảnh hưởng đến kinh tế của các bên.

Chỉ cần nhìn vào Proforma invoice, hai bên có thể nắm được các thông tin về lô hàng một cách cặn kẽ như trên hóa đơn. Đồng thời, các bên có thể thoải mái hơn trong việc thỏa thuận và thay đổi các cam kết đã đề ra liên quan đến lô hàng. 

5. Nội dung hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice)

Các thông tin về lô hàng quốc tế thể hiện trên PI.

Như đã đề cập, hình thức và cấu trúc trong hoá đơn chiếu lệ giống với hóa đơn thanh toán, cụ thể nó gồm các yếu tố như:

- Thông tin của người bán và người mua như tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin này cần được lấy từ giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

- Thông tin về thời gian biểu thị số của hóa đơn chiếu lệ, giúp các bên dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ.

- Các thông tin liên quan đến việc thanh toán như các điều kiện để thanh toán, quá trình đặt cọc hay thông tin về thời gian chuyển tiền…

- Để chuyển khoản cần có thông tin về ngân hàng của người thụ hưởng.

- Địa chỉ của cảng lấy hàng và cảng giao hàng cụ thể.

- Thời gian giao nhận hàng mà các bên đã dự kiến hoặc thỏa thuận trước đó

- Cuối cùng là các thông tin liên quan đến hàng hóa như thông tin đơn hàng, số lượng hàng, thông tin về giá đơn hàng, tổng số tiền cần thanh toán…

6. Proforma Invoice có thay thế hợp đồng được không?

Câu trả lời là Không, Hóa đơn Proforma không thể thay thế hợp đồng. Proforma Invoice chỉ là một loại báo giá hoặc đề xuất giao dịch, không có hiệu lực pháp lý. Nó chỉ cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch dự kiến, bao gồm sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá cả, và điều kiện thanh toán và vận chuyển dự kiến.

Trái lại, hợp đồng là một thỏa thuận pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên, tạo ra nghĩa vụ pháp lý mà mỗi bên phải tuân thủ. Hợp đồng thường chứa các điều khoản cụ thể hơn về giao dịch, bao gồm cả các hậu quả pháp lý nếu một bên không tuân thủ những điều đã thỏa thuận.

Điều đó có nghĩa là hóa đơn Proforma có thể đóng vai trò quan trọng trong quá trình thương lượng và lập kế hoạch cho giao dịch, nhưng nó không thể thay thế hợp đồng.

Trên đây là những quy định liên quan đến hóa đơn chiếu lệ cũng như ý nghĩa của nó trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Từ đó, hy vọng người đọc hiểu và có thêm nhiều kiến thức liên quan đến hóa đơn chiếu lệ - Proforma invoice.

>>> Xem ngay: Dịch vụ Ủy thác xuất nhập khẩu

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ xuất nhập khẩu xin liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội.

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/