Hoá đơn chiếu lệ (PI): Khái niệm, nội dung và phân biệt với CI

Hoá đơn chiếu lệ (PI) là một trong những loại tài liệu quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm, nội dung và thời gian phát hành của Proforma Invoice.

1. Hoá đơn chiếu lệ (PI) là gì?

Hóa đơn chiếu lệ (tiếng Anh là Proforma Invoice) được viết tắt và sử dụng thông dụng với tên gọi là “PI”. Theo phân tích từ chuyên gia, đây là giấy tờ có hình thức như một hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán vì mục đích của nó đưa ra là để chiếu lệ. Do vậy, người ta gọi giấy tờ trên là hóa đơn chiếu lệ. 

Hóa đơn không dùng để thanh toán - Proforma Invoice

Trước khi xuất bản hóa đơn, người ta sẽ xuất hóa đơn chiếu lệ để hai bên có thể tóm tắt lại các vấn đề đã chốt với nhau trong giao dịch trước đó trước khi bước vào giai đoạn thanh toán. Do đó, PI còn được gọi với tên là bản nháp của hóa đơn.

2. Tại sao sử dụng Proforma Invoice?

Như đã phân tích, việc xuất hoá đơn chiếu lệ trước sẽ giúp các bên hạn chế được những sai sót trong hóa đơn thương mại như các sai số liên quan đến số lượng hàng, đơn giá…gây ảnh hưởng đến kinh tế của các bên.

Khắc phục được các lỗi sai trên hóa đơn thương mại khi xuất hoá đơn chiếu lệ

Chỉ cần nhìn vào Proforma Invoice, hai bên có thể nắm được các thông tin về lô hàng một cách cặn kẽ như trên hóa đơn. Đồng thời, các bên có thể thoải mái hơn trong việc thỏa thuận và thay đổi các cam kết đã đề ra liên quan đến lô hàng. 

3. Nội dung hoá đơn chiếu lệ

Như đã đề cập, hình thức và cấu trúc trong hoá đơn chiếu lệ giống với hóa đơn thanh toán, cụ thể nó gồm các yếu tố như:

- Thông tin của người bán và người mua như tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin này cần được lấy từ giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

- Thông tin về thời gian biểu thị số của hóa đơn chiếu lệ, giúp các bên dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ.

- Các thông tin liên quan đến việc thanh toán như các điều kiện để thanh toán, quá trình đặt cọc hay thông tin về thời gian chuyển tiền…

- Để chuyển khoản cần có thông tin về ngân hàng của người thụ hưởng.

- Địa chỉ của cảng lấy hàng và cảng giao hàng cụ thể.

- Thời gian giao nhận hàng mà các bên đã dự kiến hoặc thỏa thuận trước đó

- Cuối cùng là các thông tin liên quan đến hàng hóa như thông tin đơn hàng, số lượng hàng, thông tin về giá đơn hàng, tổng số tiền cần thanh toán…

Các thông tin về lô hàng quốc tế thể hiện trên PI.

4. Khi nào phát hành hoá đơn chiếu lệ?

Để khẳng định về thời gian chính xác phát hành Proforma Invoice là rất khó vì khi mua lô hàng, không phải doanh nghiệp nào cũng có để phát hành.

Mục đích của PI ra đời để đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình giao dịch của các bên, giúp các bên có thể cùng thỏa thuận khi muốn thay đổi về số lượng, giá cả hàng hóa trước khi xuất hóa đơn thương mại chính thức để tránh gây ảnh hưởng đến kinh tế và quyền lợi các bên.

Theo đó, thời điểm phát hành chứng từ trên được biểu thị như sau:

- Trong thời điểm hàng chưa được bên bán giao cho bên mua nhưng bên mua muốn có chứng từ về lô hàng. 

- Hoặc ở một số quốc gia có quy định về việc kiểm tra thông tin hàng hóa tại các cảng quốc tế, lúc này người bán cần chứng từ lô hàng để thông quan tại cảng xuất khẩu.

- Thông tin để lập hóa đơn thương mại chưa đầy đủ nên không thể xuất hóa đơn do vậy cần có PI trước để các bên nắm thông tin và người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại bổ sung cho đơn hàng sau đó.

5. Phân biệt Hoá đơn chiếu lệ (PI) với Hoá đơn thương mại (CI)

Thực chất, dựa vào định nghĩa, chúng ta dễ dàng thấy được sự khác nhau giữa 2 loại hóa đơn này. Cụ thể như sau:

• Về thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ được bên bán phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi. Trong khi đó, hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.
• Về nội dung được ghi trên hóa đơn: Thực ra thì cả hai loại hóa đơn này đều có những nội dung cơ bản tương tự nhau. Tuy nhiên, vì là bản hóa đơn chính thức nên Commercial Invoice sẽ có những thông tin chi tiết về chi nhà xác hơn là hóa đơn chiếu lệ. Những thông tin trên hóa đơn thương mại sẽ không được thay đổi nữa. Tuy nhiên trên hóa đơn chiếu lệ, các thông tin vẫn sẽ được xem xét và sửa đổi cho đến khi cả 2 bên cùng nhất trí thì thôi.
• Về tính cam kết giữa các bên: PI chỉ là thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua để hai bên hiểu được những thoả thuận chung với nhau. Còn CI là chứng từ chính thức, xác nhận giao dịch mua bán và tất nhiên cả bên bán và bên mua đều bị ràng buộc trách nhiệm với nhau.
• Về hoạch toán: Commercial Invoice được sử dụng để hoạch toán của cả bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Còn hóa đơn chiếu lệ thì không.

>>> Để hiểu thêm về Hoá đơn thương mại, các bạn có thể xem thêm: Commercial Invoice là gì?

Trên đây là những quy định liên quan đến hóa đơn chiếu lệ cũng như ý nghĩa của nó trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Từ đó, hy vọng người đọc hiểu và có thêm nhiều kiến thức liên quan đến hóa đơn Proforma Invoice.

>>> Xem ngay: Dịch vụ Ủy thác xuất nhập khẩu

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ xuất nhập khẩu xin liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/

FAQ (Câu hỏi thường gặp)

Proforma Invoice có gì khác Commercial Invoice không?

Trả lời: Proforma Invoice có các điểm khác với Commercial Invoice như thời điểm phát hành, nội dung, tính cam kết và hạch toán. Hơn hết Commercial Invoice không được sửa chữa hay điều chỉnh tuỳ tiện, còn Proforma Invoice thì được.

Proforma Invoice có giá trị thanh toán không?

Trả lời: Proforma Invoice không có giá trị thanh toán cũng như không được xem là chứng từ để đòi tiền vì đây là bản nháp sơ bộ của hoá đơn.