Hoá đơn chiếu lệ (PI) là gì? Các quy định về hoá đơn chiếu lệ cần biết
0 0

Trong quá trình xuất nhập khẩu, thuật ngữ hóa đơn chiếu lệ hay còn gọi tắt là PI không còn xa lạ với các doanh nghiệp. Vậy trong Xuất nhập khẩu nói chung, hóa đơn này dùng để làm gì, nội dung và cách thức sử dụng ra sao?

1. Hoá đơn chiếu lệ (PI) là gì?

Hóa đơn chiếu lệ (tiếng Anh là Proforma Invoice) được viết tắt và sử dụng thông dụng với tên gọi là “PI”. Theo phân tích từ chuyên gia, đây là giấy tờ có hình thức như một hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán vì mục đích của nó đưa ra là để chiếu lệ. Do vậy, người ta gọi giấy tờ trên là hóa đơn chiếu lệ. 

Proforma-Invoice-hoa-don-chieu-le
Hóa đơn không dùng để thanh toán - Proforma Invoice

Trước khi xuất bản hóa đơn, người ta sẽ xuất hóa đơn chiếu lệ để hai bên có thể tóm tắt lại các vấn đề đã chốt với nhau trong giao dịch trước đó trước khi bước vào giai đoạn thanh toán. Do đó, PI còn được gọi với tên là bản nháp của hóa đơn.

2. Tại sao sử dụng hoá đơn chiếu lệ

Như đã phân tích, việc xuất hoá đơn chiếu lệ trước sẽ giúp các bên hạn chế được những sai sót trong hóa đơn thương mại như các sai số liên quan đến số lượng hàng, đơn giá…gây ảnh hưởng đến kinh tế của các bên.

Khắc phục được các lỗi sai trên hóa đơn thương mại khi xuất hoá đơn chiếu lệ
Khắc phục được các lỗi sai trên hóa đơn thương mại khi xuất hoá đơn chiếu lệ

Chỉ cần nhìn vào Proforma Invoice, hai bên có thể nắm được các thông tin về lô hàng một cách cặn kẽ như trên hóa đơn. Đồng thời, các bên có thể thoải mái hơn trong việc thỏa thuận và thay đổi các cam kết đã đề ra liên quan đến lô hàng. 

3. Nội dung hoá đơn chiếu lệ

Như đã đề cập, hình thức và cấu trúc của PI giống với hóa đơn thanh toán, cụ thể nó gồm các yếu tố như:

- Thông tin của người bán và người mua như tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin này cần được lấy từ giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

- Thông tin về thời gian biểu thị số của hóa đơn chiếu lệ, giúp các bên dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và lưu trữ hồ sơ.

- Các thông tin liên quan đến việc thanh toán như các điều kiện để thanh toán, quá trình đặt cọc hay thông tin về thời gian chuyển tiền…

- Để chuyển khoản cần có thông tin về ngân hàng của người thụ hưởng.

- Địa chỉ của cảng lấy hàng và cảng giao hàng cụ thể.

- Thời gian giao nhận hàng mà các bên đã dự kiến hoặc thỏa thuận trước đó

- Cuối cùng là các thông tin liên quan đến hàng hóa như thông tin đơn hàng, số lượng hàng, thông tin về giá đơn hàng, tổng số tiền cần thanh toán…

Các thông tin về lô hàng quốc tế thể hiện trên PI.
Các thông tin về lô hàng quốc tế thể hiện trên PI

4. Khi nào phát hành hoá đơn chiếu lệ?

Để khẳng định về thời gian chính xác phát hành PI là rất khó vì khi mua lô hàng, không phải doanh nghiệp nào cũng có phát hành PI. 

Mục đích của PI ra đời để đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình giao dịch của các bên, giúp các bên có thể cùng thỏa thuận khi muốn thay đổi về số lượng, giá cả hàng hóa trước khi xuất hóa đơn thương mại chính thức để tránh gây ảnh hưởng đến kinh tế và quyền lợi các bên.

Theo đó, thời điểm phát hành chứng từ trên được biểu thị như sau:

- Trong thời điểm hàng chưa được bên bán giao cho bên mua nhưng bên mua muốn có chứng từ về lô hàng. 

- Hoặc ở một số quốc gia có quy định về việc kiểm tra thông tin hàng hóa tại các cảng quốc tế, lúc này người bán cần chứng từ lô hàng để thông quan tại cảng xuất khẩu.

- Thông tin để lập hóa đơn thương mại chưa đầy đủ nên không thể xuất hóa đơn do vậy cần có hóa đơn chiếu lệ trước để các bên nắm thông tin và người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại bổ sung cho đơn hàng sau đó.

Trên đây là những quy định liên quan đến hóa đơn chiếu lệ cũng như ý nghĩa của nó trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Từ đó, hy vọng người đọc hiểu và có thêm nhiều kiến thức liên quan đến hóa đơn Proforma Invoice.

>>> Xem ngay: Dịch vụ Ủy thác xuất nhập khẩu của HVT Logistics

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ xuất nhập khẩu xin liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline1900.299.234

Emailcskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/

Bình luận